أهمية الاتصال الداخلي في زيادة فعالية المؤسسة

الكاتب:

دلال ياسين

يعتبر الاتصال الداخلي سر نجاح المؤسسة كونه الوسيلة المثالية للحوار بين الأفراد العاملين داخل تلك المؤسسة، ونقل المعلومات والبيانات بشكل دقيق وبشفافية عالية، ومنا هنا يتم من خلاله تحقيق أهداف المؤسسة. ان التطور التكنولوجي الهائل الحاصل في عصرنا هذا أدى الى التدفق السريع للمعلومات، فالاتصال يساهم بنقلها بشكل أسرع وأنجع، وهذا ما اثار اهتمام العاملين داخل المؤسسة وخاصة فيما يتعلق بتلقيهم القرارات والتعليمات وبذات الوقت تقديم الخدمات التي يحتاجونها داخل المؤسسة وهذه العملية تساهم في إيجاد نوع من العلاقة بين العاملين والإدارة، فاتصال يعمل على خلق جو تعاوني مما يؤدي إلى تسهيل عملية تبادل المعلومات، كما يساعد على خلق جو تحفيزي للعاملين مما يحقق الرضا الوظيفي لدى العاملين.

فالاتصال الداخلي يساهم في زرع روح التعاون والتناسق بين الوظائف والعاملين فيها، والدقة في نقل المعلومات وتوفيرها فيما بينهم مما يؤدي ذلك الى اتخاذ القرارات الفعالة عن طريق المشاركة، وتفعيل العلاقة بين الإدارة والعاملين التي يسودها الثقة.

عندما يعمل عدد كبير من العاملين داخل المؤسسة، يكون هنالك تقسيم للعمل (تخصيص الوظائف) تقتضي الحاجة أن يكون كل عامل لديه مجموعة من المعلومات لا بد من تبادلها ونقلها من الأعلى الى الأدنى او العكس.

ويهدف الاتصال الداخلي إلى تحقيق غاية ومجموع من الخصائص يمكن ذكرها كمايلي:

الاتصال الداخلي متعدد الاتجاهات أي من الأعلى إلى الأسفل، ومن الأسفل نحو الأعلى، وافقيا.. إلخ.

الاتصال الداخلي مرفق بمجموعة من الأدوات والتدابير والمؤشرات التي يتم اختيارها داخل المؤسسة.

إدراج المعلومات عبر نظام معين قابلة للتسيير ومكيفة مع الحاجيات الخاصة بكل قطاع.

الاتصال الداخلي مرن من أجل إدراج الاتصال الغير رسمي في المخطط العام من خلال إيجاد البنى الضرورية.

يلعب دور الاتصال الداخلي الى التوافق ما بين أطراف المؤسسة وذلك من خلال شبكة اتصالات سليمة وفعال.

ويمكن تلخيص دور الاتصال داخل المؤسسة في العناصر التالية بممارسة مختلف العمليات الإدارية انطلاقا من عملية التخطيط والتنظيم، والتنسيق والقيادة والمراقبة وغيرها من الأنشطة التي تتوقف على الاتصال، المرتبط بشكل كبير بالهيكل التنظيمي للمؤسسة، الذي يوضح المهام ومواقع المسؤولية وغيرها وان الاتصال الداخلي لكل مؤسسة ومن الطبيعي ان تنشأ مختلف من المشاكل والنزاعات فيما بين الأفراد والجماعات في المؤسسة، وهنا لا بد من إيجاد العملية المثلى لحل هذه النزاعات، بالإضافة إلى ربط المؤسسة كنظام مفتوح بالمحيط الخارجي كنظام أكبر، وضرورة توفير شبكة اتصال تقوم باستقطاب المعلومات التي تعتبر متغيرة ومستمرة، والتي تفيد في التخطيط الاستراتيجي وفي أداء مختلف الأنشطة في المؤسسة... إلخ.

وانطلاقا من أهمية الاتصال الداخلي كان لابد منا بداية طرح السؤال التالي:

هل يلعب الاتصال الداخلي دورا فعالا في تحفيز الأداء الوظيفي في المؤسسات؟

بداية يجب ان نعرف الاتصال الداخلي وهو جميع الاتصالات التي تتم داخل نطاق المنظمة الإدارية او المؤسسة سواء كانت بين أقسامها أو فروعها المختلفة أو بين العاملين فيها بجميع مستوياتها.

إذا هو عملية تقوم على نقل وتبادل المعلومات من أعلى المستويات الإدارية داخل المؤسسة إلى أدناها، أو من الأدنى إلى الأعلى داخل هيكلها التنظيمي بين العاملين فيما بتحقيق الترابط والتعاون وتبادل الآراء لتحسين الأداء الوظيفي داخل الهيكل المؤسسي بأكمله.

وتزايد الاهتمام بالاتصال الداخلي بعد تزايد نجاح المؤسسات، حيث عمل على إيضاح رسالة وأهداف المؤسسة وتبادل المعلومات وتفويض صلاحية لاتخاذ القرارات، وخلق جو فيه نوع من ثقة العامل بنفسه، واعطائه الأهمية اللازمة بالنتائج التي حققها في بيئة عمله، بالإضافة الى أن من اهم اهداف الاتصال الداخلي للمؤسسة الاستثمار الأمثل في الموارد البشرية، وخلق حالة من التوازن المطلوب في سلوك الأفراد، بعد اعطائهم البيئة المناسبة لطرح آرائهم وافكارهم وتقديم شكواهم والاشكاليات والعمل على حلها ان وجدت.

ماهية الوسائل المستخدمة للاتصال ادخل المؤسسة؟

تختلف وسائل التواصل والاتصال داخل اية مؤسسة كونه يوجد هناك العديد من وسائل الاتصال يمكن حصرها كالاتي:

الشبكة الهاتفية: حيث تعتبر تلك الوسيلة هي وسيلة الاتصال المباشر والسريع دون الحاجة إلى انتقال العاملين من مكاتبهم، وهي وسيلة ليست بحديثة لكنها فاعلة ومدية بنقل المعلومات بشكل أسرع داخل المؤسسة.

الرسائل الالكترونية: حيث تقوم على الية إرسال واستقبال البريد في أي لحظة. ما بين العاملين فيكون هنالك بريد خاص لكل مؤسسة وباسم كل موظف او عامل يتلقى من خلاله مجموعة من المهام او المعلومات.

اجتماعات العمل: تقوم اجتماعات العمل بالمؤسسات الناجحة على التحضير المسبق لها حتى تتم بشكل منظم.

لوحة الإعلانات الداخلية: يتم من خلالها تداول التعليمات الصادرة من الإدارة

من هنا يجب الإجابة على سؤال مدى أهمية الدور الذي يلعبه الاتصال في إطار المؤسسة؟

وتكمن أهمية الاتصال الداخلي في زيادة فاعلية المؤسسة بمجموعة من النقاط يمكننا حصرها على النحو الاتي:

يساهم الاتصال الداخلي في نقل الآراء والأفكار عبر وسال الاتصال الحديثة مما يؤدي الى خلق روح التعاون داخل المؤسسة.

يؤدي الاتصال الداخلي في كل مؤسسة الى توجيه الفراد والجماعات العاملين في المؤسسة.

إطلاع الرئيس او المدير الأعلى درجة حسب الهيكلية المعتمدة في كل مؤسسة على نشاط العاملين ودورهم في إنجاح المؤسسة.

تكمن أهمية الاتصال الداخلي أيضا في الدور الرقابي والارشادي والاشرافي لنشاطات الرئيس. والعاملين.

يساهم في اتخاذ القرارات الإدارية وتحقيق نجاح ونمو وتطور المؤسسة وتحقيق أهدافها.

ونخلص بالقول إن الاتصال الداخلي للمؤسسة له دور فاعل في دعم العلاقات بين الإدارة والعاملين بأنواعها، والثقة بين زملاء العمل، ويتجلى من خلال اطلاع العاملين على جميع المعلومات ومنحهم القدرة على المراقبة الذاتية.

وعليه يمكن القول إن الاتصال الفعال داخل المؤسسة حاز على أهمية بالغة ودورا كبيرا خاصة في أداء العاملين، فمن خلال سير الاتصال الحسن تكون المؤسسة سائرة في طريق النجاح واستمراريتها وضمان بقاءها ووجود حافز للموظفين والحصول على الرضى الوظيفي، ويؤدي الاتصال الداخلي دورا فاعلا داخل المؤسسات من خلال نشر ثقافة الترابط والتماسك بين العاملين فمن الضروري الاهتمام بالاتصال داخل المؤسسة الإدارية مهما كان نوعه أو نمطه ضمان لتقديم أداء ناجح هذا ما يمنح المؤسسة الاستقرار والوصول إلى الأهداف التي جاءت من اجلها، و الاتصال الداخلي يحتاج إلى مجموعة من الوسائل في نقل وتبادل المعلومات بين العاملين سواء كانت وسائل شفوية مثل ( الاجتماعات - الندوات اللقاءات....الخ ) او الوسائل كتابية مثل (التقارير- الإعلانات الحائطية - المذكرات ....الخ ) وسائل الكترونية نذكر منها على سبيل المثال( الانترنت- البريد الالكتروني- ومواقع التواصل الاجتماعي.......الخ )

ووفقا لما تم التوصل إليه من نتائج، يمكن تقديمالاقتراحاتالتالية:

منح العاملين فرصة في وضع قرارات السياسة العامة، وتفعيل قنوات الاتصال لذلك.

ضرورة الاهتمام أكثر بأفكار ومقترحات العاملين.

المحافظة على مشاركة العاملين بالمعلومات وتعزيزها، عن طريق تزويدهم بمعلومات كافية.

ضرورة تخلي بعض الرؤساء عن فكرة من يملك المعلومة يملك السلطة، وذلك لتعميم المشاركة لكافة العاملين في المستويات الدنيا.

ضرورة قيام إدارة المؤسسة بتنمية العلاقات الودية مع العاملين وتطويرها، الأمر الذي ينعكس ايجابيا على قدراتهم وطاقاتهم الإبداعية.

قائمة المراجع:

جمال الدين لعويسات،“السلوك التنظيمي والتطوير الإداري”، دار هومه، د ط، الجزائر، 2002.

رواينية سمية، شعلان رحمة، “الاتصال الداخلي وبناء الثقة التنظيمية لدى العاملين”، رسالة ماستر، قسم علوم إنسانية، جامعة محمد الشريف مساعديه، سوق أهراس، 2015.

سعيد يس عامر،“الاتصالات الإدارية والمدخل السلوكي لها”، دار الكتب الحديثة، ط.2، القاهرة، مصر، 2000.

ناصر قاسيمي،“الاتصال في المؤسسة”، ديوان المطبوعات الجامعية، بن عكنون، د.ط، الجزائر، 2011.

هاشم حمدي رضا،“تنمية مهارات الاتصال والقيادة الإدارية”، دار الراية، الطبعة الأولى، عمان، الأردن، 2009.