صحة المقالة: قسم الارشيف يقترب من انجاز نظام الأرشفة الالكترونية

بيت لحم- معا- تمكن قسم الأرشيف التابع لديوان وزير الصحة بالحكومة المقالة من تجاوز عقبة الحصار والاقتراب من انجاز نظام الأرشفة الالكترونية بشكل كامل، علما أنّ التحضير لهذا النظام قد جرى الإعداد له منذ شهر تموز 2009 من خلال التواصل مع وحدة تكنولوجيا المعلومات بالوزارة ليخرج إلى حيز النور مع مطلع يناير 2010.

وقد قامت الوزارة في سبيل تحقيق هذا الانجاز والذي يوفر على الوزارة الكثير من النفقات المالية التي كانت تنفق في تصوير المراسلات والسيارات الخاصة بتوزيع البريد بتزويد القسم بثلاثة أجهزة حاسوب حديثة سيما وأن الأجهزة القديمة لم تف بالغرض المطلوب منها، كما وفرت كل ما يلزم من إمكانات مادية وبشرية.

وأكد قسم الارشيف في تقريره السنوي أنه تمَ تطبيق نظام الأرشفة الالكترونية على كل الإدارات العامة والوحدات والدوائر، وان العمل جار على قدم وساق لاعتماد هذا النظام الحديث في آليات التواصل مع المؤسسات والدوائر الحكومية والأهلية، مشيراً الى أنّ القسم بصدد تجهيز دليل بعنوان " نظام الأرشفة الالكترونية في ديوان الوزير"، مبيناً أنه تمّ ترحيل عدد كبير من الملفات المتراكمة والمتكدسة والتي تجاوزت المدة القانونية المسموح بها في حفظ الملفات والوثائق.

وأوضح التقرير أن القسم أدخل تقنية " المسح الضوئي" والذي يقوم على حفظ المستندات والاحتفاظ بنسخة الكترونية ويسهم في تسهيل استرجاع أي مكاتبة أو مراسلة الكترونية دون الحاجة للبحث في الملفات، كما جرت عليه العادة في السابق.

وذكر التقرير أنّ القسم شرع كذلك في اعتماد تقنية إرسال البريد الصادر من الوزير عبر النظام الالكتروني لكل الإدارات العامة والوحدات والدوائر من خلال الايميل المعتمد لكل واحدة منهما، مشيراً أنه قام بالتعاون مع وحدة تكنولوجيا المعلومات في هذا المجال، بالإضافة إلى عمل برنامج للصادر والوارد تتركز مهمته في حفظ الوثائق والمستندات وأرشفتها الكترونيا، مبينا أن هذا البرنامج اثبت نجاعته في العمل من خلال قدرته على معرفة حركة البريد من الصادر والوارد عبر شاشة الحاسوب دون الرجوع إلى الملفات الورقية، منوها أنّه تمّ تزويد معظم الإدارات العامة والوحدات بنسخة عن هذا البرنامج وأصبح معتمدا لديها بشكل رسمي.