لجنة الانتخابات المركزية تبدأ مشروع الأرشفة لوثائقها

رام الله- معا- بدأت لجنة الانتخابات المركزية بتنفيذ مشروع الأرشفة، بغية المحافظة على وثائقها تنفيذاً لقرارها السابق بهذا الخصوص، وفي إطار الخطة الهادفة إلى الإبقاء على اللجنة كمؤسسة دائمة.

وتنبع أهمية مشروع الأرشفة الورقية والإلكترونية من تبني نظام موحد لتصنيف
الوثائق والملفات، ما يسهل عملية التوثيق، وكذلك يعمل هذا المشروع على تحديد
فترة الحفظ للوثائق وأهميتها، وتشكيل لجان إتلاف قانونية، وإعطاء صلاحيات محددة
للاطلاع على الوثائق

ومن شأن هذا المشروع الحفاظ على الوثائق من خلال تصويرها إلكترونياً لفترات
أطول، الأمر الذي يقلل نسبة ضياعها أو إتلافها أو سرقتها أو تزويرها، كما يؤدي إلى تقليل حجم الورق والملفات المستخدمة، ما يقلل من حجم المصروفات المالية للجنة.

وينقسم المشروع إلى مرحلتين، إذ يتم في المرحلة الأولى فرز وتصنيف الوثائق
الورقية لدى دوائر وأقسام اللجنة، في حين تعتمد المرحلة الثانية على تطبيق نظام
إلكتروني لإدارة الوثائق الورقية وتداولها إلكترونياً بين الأقسام الإدارية.
ومن ثم بناء وحدة أرشفة إلكترونية مركزية في المقر العام تشرف على جميع وثائق
اللجنة في الدوائر الداخلية والخارجية

يُذكر أن لجنة الانتخابات المركزية استعانت بمكتب متطوعي الأمم المتحدة
لإنجاز هذا المشروع، حيث انتدب المكتب خبيراً في الأرشفة الورقية والإلكترونية
للعمل في لجنة الانتخابات المركزية، ومن المتوقع أن يستغرق العمل في مشروع
الأرشفة سنة كاملة، حيث تحتاج كل مرحلة إلى ستة أشهر لإتمامها.