غرفة نابلس تنجز مشروع الأرشفة الورقية والإلكترونية

وجرى تنفيذ هذا العمل خلال الاشهر الاخيرة بعد موافقة مجلس ادارة الغرفة على تنفيذ المشروع، وتم تشكيل طاقم من موظفي وموظفات الغرفة، بإشراف ومتابعة من المدير العام، نظرا لأهمية تطبيقه، وكبر حجم عدد الملفات السارية.

وتمّ حيث تم اعتماد الرقم المحوسب للملف كرقم فريد، لسهولة الوصول للملفات من قبل طاقم الغرفة بعد الارشفة الورقية، وتقليل استخدام والرجوع للملفات الورقية وعدم تعرضها للتلف، وضمان حماية الاوراق الثبوتية الخاصة بأعضاء الهيئة العامة كنسخة الكترونية.

وبدأ العمل في المشروع على مرحلتين الاولى وهي الارشفة الورقية حيث تم ترتيب اوراق الملف وفرزها ووضع الاوراق الثبوتية المهمة في مغلف لعملية الارشفة الالكترونية.

وجرى استبدال الملفات بملفات جديدة باعتماد الرقم المحوسب كرقم فريد، وتم البدء في هذه المرحلة بتاريخ 1/6/2015 وانتهت 28/12/2015 من اجل الوصول بسهولة الى الملف باعتماد رمز وترقيم جديد.

وكانت المرحلة الثانية هي الارشفة الالكترونية، حيث تم عمل الارشفة بواسطة جهاز الماسح الضوئي "Scanner" لجميع الملفات الفاعلة، وتمت ارشفة الاوراق الثبوتية الهامة والتعديلات الاخيرة عليها، وتم حفظ الملفات الالكترونية بالرقم المحوسب بملف الكتروني خاص لكل عضو، وتمت ارشفة الملفات بصيغة "PDF" تطبيقا لرؤية رئيس واعضاء مجلس ادارة الغرفة بتفعيل الخدمات الإلكترونية التي تيسر متابعة خدمات الاعضاء واوضاع ملفاتهم من خلال اسم مستخدم وكلمة مرور لكل عضو من اعضاء الهيئة العامة للغرفة، وتم البدء في هذه المرحلة اعتبارا من 1/5/2016 والانتهاء منها بتاريخ 10/10/2016.

وتم في الجلسة الاخيرة التي عقدها مجلس ادارة الغرفة اطلاع رئيس واعضاء المجلس على ما جرى في المشروع من خلال عرض تقديمي قدمه مدير عام الغرفة عصام ابو زيد، حيث تناول فيه تفاصيل عملية الارشفة منذ اليوم الاول لها وحتى اليوم الاخير في تنفيذ المشروع.

وأعرب رئيس واعضاء مجلس ادارة الغرفة عن امتنانهم وتقديرهم للعمل المنجز ، الذي يعبر عمليا عن تطبيق رؤية ورسالة الغرفة، وقدموا الثناء والشكر لجهود الطاقم التنفيذي في الغرفة المشاركين في تنفيذ المشروع وهم ريما المصري واحمد اسكندر وانسام الخياط ونعيم ملحيس واياد بريك واحمد عكوبة واحمد بشتاوي وديما هيلان وارب حبيبة وعماد بسطامي.

وفي إطار تعليقه على انجاز المشروع، قال رئيس مجلس ادارة الغرفة عمر هاشم ان مشروع ارشفة ملفات الغرفة يأتي في سياق خطة العمل السنوية التي وضعتها اقسام الغرفة وصادق عليها مجلس ادارة الغرفة في حينه، تأكيدا على تنفيذ الخطط الموضوعة على عدة اصعدة في عمل الغرفة وخدمة اعضائها بأقصى سرعة ممكنة، ويأتي ذلك في سياق عملية التطوير الدائم في الغرفة نهوضا بخدماتها المقدمة للمجتمع الاقتصادي في المحافظة.

من جهته، اعتبر مدير عام الغرفة عصام ابو زيد تنفيذ المشروع اداة مهمة من ادوات العمل الجديدة في الغرفة كآلية تخدم الالاف من اعضاء الهيئة العامة وتأتي حفاظا على اوراقهم الرسمية والثبوتية في المؤسسة.

وعبر أبو زيد عن سعادته بإنجاز هذا المشروع، باعتباره محطة مفصلية من محطات العمل المهني في الغرفة، مسجلا تقديره لموظفي وموظفات الغرفة.