6 قواعد تواصل تقليدية ينبغي عليك تغييرها

بيت لحم- معا- في عالم اليوم، نحن في تواصل دائم مع الناس من حولنا لدرجة ترتفع معها احتمالات أن يقع سوء تفاهم بشكل تلقائي.

أحد الأمور التي ترتبت على ذلك، هي أن حجم التواصل أصبح أكثر أهمية من جودته.

نحتاج أن نسأل أنفسنا أكثر: "هل ما أقوله مدروس وهادف؟" حسب قول نائب رئيس قسم تسويق حلول التقاعد واستراتيجيته في Prudential Retirement جنيفر بوتني، والتي بنت تكتيكاتها الأمثل للتواصل مع الناس بعد أكثر من عشرين عاماً من قصص ناجحة موجهة للعملاء.

"وفي ضوء تطور المحادثات باستمرار، قد يكون علينا الأخذ في الاعتبار أن الطرق القديمة للقيام بالأمور ليست بالضرورة هي أفضل الوسائل دائماً" بحسب الخبيرة التي شاركت النسخة الأميركية من موقع "هافينغتون بوست" بعضاً من إرشاداتها في التواصل لتجنب الأسلوب التقليدي في التواصل مع النصح بالبديل.

1- الطريقة "التقليدية": غيِّر رأي الشخص بجعله يرى العيوب في منطقه الخاص

البديل: اطرح الأسئلة

عندما تتواجه مع شخص يختلف معك، فقد تبدو فكرة إخباره بالأسباب المؤدية لعدم نجاح فكرته جيدة، وتُبين له لماذا حجتك أقوى.

لكن بوتني تقول إن هذه الطريقة قد لا تكون الأسلوب الأكثر فاعلية، فمهاجمة حجة شخص ما وحفر ثقوب بها قد تنتهي بجعله يتخذ موقفاً دفاعياً.

لكن بدلاً من ذلك فعليك -كما تُشير بوتني- بطرح الأسئلة "يمكن أن يكون هذا مفيداً حقاً لإقناع شخص ما دون أن تصبح الأمور جدلية" حسب ما تقول.

وتُضيف "بدلاً من ذلك، حاول البحث عن أرضية مشتركة، فأنا أسأل الأسئلة لأرى إذا ما كنا نستطيع الوصول إلى نقطة أقرب، حيث يُمكننا إيجاد أرضية مُشتركة بيننا. يتعلق الأمر بإثارة الفضول ووجود عقل متفتح".

2- الطريقة "التقليدية": انتظر اللحظة المناسبة

البديل: تكلم على الفور

عندما تُثني على زملائك في العمل لقيامهم بعملٍ ما بصورة جيدة، يشعرون بالتحفيز والثقة بالنفس، بل أيضاً وجد الباحث دان أيرلي أن المجاملات لها أثر أكبر في تحفيز الموظفين عن المكافآت النقدية.

وتُشير دراسة نفسية حديثة أنه كلما طال الانتظار قبل قول الإطراء، قلت قيمته لدى الشخص الممدوح.

لذا فعليك الأخذ في الاعتبار إمكانية إنشاء نوع من المنصات يمكن فيها للموظفين أن يُهنئوا بعضهم البعض على العمل بصورة جيدة، لدى فريق بوتني أيضاً قاعدة بيانات داخلية يمكنهم من خلالها نشر قصص نجاحاتهم مع العملاء. "أجد أن فعل ذلك يساعدنا حقاً على تذكيرنا لماذا نعمل في هذا المجال"، كما تقول.

3- الطريقة "التقليدية": شرح خياراتك المُتاحة حتى يتفهم الآخرون أسباب اختياراتك

البديل: قل أقل

إن كنت تريد أن يفهم أحدهم الأمور من وجهة نظرك، فعليك أن تدعهم يعلمون فيم كنت تُفكر، فهذا هو الأمر المنطقي، أليس كذلك؟ ولكن ربما ليس الأمر كذلك، خصوصاً إذا كنتِ امرأة تتحدث إلى رجل.

تعتقد بوتني أن الرجال والنساء يميلون إلى التواصل بشكل مختلف، وأن على النساء أن يتحدثن إلى الرجال بشكل مختلف قليلاً عن طريقة تحدثهن زملاء عملهن من الإناث "أعتقد أن المرأة تميل إلى الإكثار من الكلام في بعض الأحيان"، كما تقول.

وتُضيف "أعتقد أن الرجال يفهمون هذا على أنه نوع من أنواع الشعور بانعدام الأمان، كما يُصابون بالملل جراء ذلك ويتوقفون عن الاستماع".

لذا تنصح باستخدام كلمات أقل عند التواصل مع الرجال لترَي ما إذا كان سيساعدك ذلك في إيضاح وجهة نظرك بطريقة أكثر فاعلية.

على سبيل المثال، إذا ما سألك أحد زملائك في العمل لماذا قمتِ بخيار معين، فبدلاً من محاولة شرح جميع الخيارات المتاحة وخطوات ودوافع اتخاذك لذلك القرار، فعليك بإبقاء الأمور بسيطة "لقد قمت بتحليل جميع الخيارات المتاحة أمامي وشعرت بأن هذا كان أفضل قرار بسبب كذا".

4- الطريقة "التقليدية": اطلب من شخص ما مناقشتك في أمر ما عن طريق التوجه مباشرة لغرضك أو للموضوع

البديل: بيّن لهم ما المُفيد في الأمر لهم

أخبر أي شخص تتحدث معه كيف سيستفيد باتباعه لما تطلب منه بالضبط.

تُشارك معنا بوتني قصتها عندما يريد زوجها إجراء محادثات معها حول الأمور المالية، فإنه في الأغلب سيقول شيئاً ما على غرار "حبيبتي، احضري إلى هنا. أريد منك أن تنظري إلى جداول البيانات هذه معي".

وهذا يؤدي عادة إلى اضطرار بوتني للوقوف خلف كتفه ناظرة إلى شاشة الكمبيوتر الخاص به.

تقول "ليست هذه هي الطريقة المُثلى ليجعلني أتحدث معه حول الأمور المالية. لا يوجد شيء مُشجع أو مُحفز في هذا الطلب".

تقترح بوتني أن يكون أكثر تحديداً فيما يطلبه، ويُوضح لماذا سأرغب في الاستماع.

وتُضيف "إذا قال بدلاً من ذلك: (أود أن أتحدث عن شيء أعتقد أننا يمكننا من خلاله أن نفعل ما هو أفضل للأطفال)؛ شيئاً ما يجعل الأمر شخصياً أكثر أو متعلقاً بالسلوك- حينها سأكون مُتحفزة أكثر بكثير لخوض هذه المحادثة".

5- الطريقة "التقليدية": استمع بأدب ولا تقاطع

البديل: الكلام عن طريق فتح شيء إيجابي، ثم طلب التوضيح

ألا تُقاطع مُحدثك ليس بالضرورة تكتيكاً سيئاً، ولكنه يمكن أن يمنعك من الحصول على ما تُريد من المحادثة.

على سبيل المثال، إذا كان زميلك في العمل يعرض فكرته عليكم مع الحقائق والأرقام، ولكن بلا أي معلومة عن الكيفية التي سيتم بها تحقيق هذه البيانات- بوتني لا تتردد في طرح الأسئلة.

وتقول "أعتقد أن النساء -في بعض الأحيان- يتعرضن للترهيب بدرجة ما تمنعهن من أن يطلبن توجيه المحادثة في طريق مختلف".

وتُتابع "يمكنك أن تبدأ بالقول (أنا أقدر لك جمع هذه البيانات، ولكن..)". وإلا، فقد تترك الاجتماع وأنت ما زلت تُفكر: ليست لدي أي فكرة عما تقرر أو كيف سيتم تطبيقه.

6- الطريقة "التقليدية": أبقِ أوراقك غير مكشوفة لتجنب الصراع

البديل: كن شفافاً

دعونا نقول إن عليك اتخاذ قرار ما وأنت تعرف أن بعض زملائك في العمل لا يعجبهم هذا القرار، وقد يبدو مغرياً أن تتجنب أي توتر بمجرد عدم الحديث عن هذا الأمر.

على الرغم من ذلك، تُشير دراسة في مجلة Trust إلى أن هذا قد يعيق العلاقات بين الموظفين.

و في دراسة شملت ثقافات متعددة، وجد الباحثون أن الموظفين كانوا أقل عرضة للرغبة في ترك الشركة حينما كانوا يشعرون بأنهم يمكن أن يثقوا بزملائهم في العمل، وخصوصاً أولئك الموجودين في المناصب القيادية.

من خلال كونك أكثر وضوحاً -خصوصاً عندما تواجه حالات صعبة- فمن المُرجح أن يخلق هذا بيئة عمل إيجابية.